Un dossier de consultation des entreprises (DCE) est nécessaire pour lancer un appel d’offres de construction ou d’ingénierie. Toutefois, sa rédaction manuelle est longue, fastidieuse et source d’erreurs, ce qui risque de retarder le projet. Heureusement, des solutions logicielles spécialisées comme Multidoc et ELA Build d’ELA Software permettent aujourd’hui de générer ces documents beaucoup plus rapidement tout en garantissant leur qualité.
Les pièces à inclure dans un dossier de consultation des entreprises
Parmi les principales pièces d’un dossier de consultation, on trouve :
- Avis d’appel public à la concurrence (AAPC) : l’annonce officielle de l’appel d’offres contenant les informations clés du marché et l’adresse du profil d’acheteur où télécharger le DCE
- Règlement de la consultation (RC) : le document qui fixe les règles de la procédure (délai de réponse, mode de remise des offres, critères d’attribution, conditions de mise en concurrence entre les soumissionnaires, etc.). Il sert de mode d’emploi pour répondre au marché et organise la compétition entre candidats.
- Cahier des clauses administratives particulières (CCAP) : il précise les dispositions administratives propres au marché (clauses juridiques, conditions contractuelles, garanties, pénalités, modalités de paiement, etc.), en complément du CCAG applicable.
- Cahier des clauses techniques particulières (CCTP) : ce cahier détaille avec précision l’objet du marché et les spécifications techniques des travaux à réaliser (nature des prestations, matériaux…). Il décrit le besoin technique du projet de façon exhaustive.
- Documents financiers : le bordereau des prix unitaires (BPU) et/ou la décomposition du prix global et forfaitaire (DPGF) permettent de chiffrer les travaux de manière détaillée. Le DPGF, parfois appelé détail quantitatif estimatif (DQE), décompose le prix forfaitaire par postes afin d’estimer le coût global du projet.
- Acte d’engagement : le formulaire contractuel signé par l’entreprise candidate, qui l’engage à réaliser les travaux selon les conditions du marché (souvent accompagné de ses annexes).
D’autres éléments peuvent compléter le dossier en fonction du projet : plans du chantier, études préalables, planning prévisionnel, etc. Ils aident à la compréhension globale de la consultation.
L’ensemble de ces pièces fournit aux candidats toutes les informations nécessaires pour saisir la nature et l’étendue du besoin de l’acheteur public et décider de soumissionner ou non au marché.
Multidoc : automatisez la création de vos DCE sur mesure
Une mise en forme automatisée pour des dossiers cohérents et professionnels
Multidoc est le logiciel phare d’ELA Software conçu pour générer facilement des dossiers de consultation complets. Il automatise la mise en forme et l’assemblage de toutes les pièces du DCE avec une grande précision.
Multidoc vous permet d’éditer vos documents (CCTP, CCAP, DPGF, plans annexes, etc.) en quelques clics, à partir de modèles personnalisables.
La mise en page est uniforme et professionnelle sans effort :
- Numérotation automatique des articles
- Génération des pages de garde
- Mise en forme cohérente des chapitres et tableaux…
Vous définissez votre charte une bonne fois, puis le logiciel applique ces dispositions à l’ensemble des pièces pour un rendu impeccable et homogène.
En plus de vous faire gagner un temps considérable, Multidoc garantit la cohérence de votre dossier. Par exemple, la décomposition du prix (DPGF) est créée automatiquement à partir des données du CCTP. Chaque modification du descriptif technique est répercutée dans le tableau des quantités, évitant tout écart entre les deux documents. Vous éliminez ainsi les doublons de saisie et les incohérences entre le texte et les chiffrages.
De la même façon, toute information commune (comme le nom du projet, le maître d’ouvrage, les dates, etc.) n’est renseignée qu’une fois puis reportée partout où c’est nécessaire, ce qui fiabilise le dossier.
Une base documentaire métier riche et fiable
Bibliothèque métier mise à jour en continu : Multidoc s’appuie sur une vaste base de contenus actualisés en permanence pour couvrir tous les besoins des rédacteurs de DCE.
Partenariat avec le CSTB : ELA Software collabore avec le Centre Scientifique et Technique du Bâtiment pour intégrer :
- Les normes en vigueur,
- Des clauses types conformes aux réglementations actuelles.
Descriptifs pré-rédigés par lot : accès à plusieurs milliers de modèles couvrant l’ensemble des corps d’état (démolition, fondations, second œuvre, etc.), selon les normes DTU les plus récentes.
Automatisation des pièces administratives et techniques
CCTP assisté : Multidoc guide la rédaction du Cahier des Clauses Techniques Particulières pour garantir la conformité aux règles techniques en vigueur.
CCAG et CCAP intégrés : le logiciel intègre les derniers CCAG pour générer un CCAP directement depuis un modèle type, personnalisable sans risque d’oubli.
Imports, exports et sécurité : une gestion fluide et fiable des documents
Import de documents existants : vous pouvez réutiliser vos anciens fichiers (ex. : un ancien CCTP sous Word) pour gagner du temps. Multidoc les restructure automatiquement selon votre charte et les normes en vigueur.
Export multi-format en un clic : les pièces du DCE peuvent être exportées aux formats Word, Excel ou PDF, prêtes à être diffusées aux différents intervenants du projet.
Gain de temps à chaque étape : l’automatisation de la structuration et de la mise en page vous évite de repartir de zéro, tout en assurant une présentation homogène.
Sécurité intégrée des fichiers :
- Sauvegarde automatique des documents à chaque étape
- Chiffrement possible pour protéger les données sensibles
- Respect des exigences de confidentialité sur les marchés publics
ELA Build : la puissance du collaboratif en ligne
En complément de Multidoc, ELA Software propose ELA Build, une plateforme SaaS qui va encore plus loin dans la rédaction des pièces écrites. Entièrement en ligne, la solution ne nécessite aucune installation. Son principal avantage ? Architectes, ingénieurs, économistes et maîtres d’œuvre peuvent coéditer un même document, en direct, tout en restant synchronisés.
- ELA Build reprend toutes les fonctions de génération automatique (CCTP, DPGF, estimatif quantitatif, etc.), et y ajoute une dimension collaborative.
- ELA Build intègre la base CSTB et tous les modèles intelligents ELA Software.
- Vous centralisez tous vos projets et vos contacts, et pouvez personnaliser vos modèles selon les besoins du chantier.
- Toutes les modifications sont historisées. Vous pouvez comparer des versions ou revenir en arrière à tout moment.
- La mise en page et l’édition sont automatisées.
Résultat : un DCE homogène, clair, professionnel, prêt à être partagé immédiatement.
Pour découvrir concrètement les bénéfices de ces outils, ELA Software propose un essai gratuit ainsi que des démonstrations personnalisées. Demandez une démonstration pour plus d’informations.
